En effet, j'ai cru comprendre que la majorité d'entre vous étaient satisfaits de ce rassemblement, c'était certainement dû à la préparation et l'investissement du GO et de son épouse, mais surtout grâce à vous toutes et tous qui avez, avec moi, fait ce que ce rassemblement devait être.
Un grand merci à vous, pour vos témoignages de reconnaissance et pour tous les petits mots que j'ai trouvé en rentrant sur mon email perso, par MP ou simplement en public sur ce forum, ça fait chaud au cœur de s'être donné à fond de cette manière.
Je remercie une fois de plus et officiellement cette fois, Isawood qui m'a été d'une grande aide pour les inscriptions, bien sûr, aidée de Géléon quand elle travaillait, puis aussi Papymad qui a négocié l'Espace Rabelais, puis Noël qui a été toujours présent pour proposer ses dessins... et j'espère qu'il ne m'en veut pas d'avoir été parfois si tatillon sur des détails ! Et enfin, je n'oublie pas non plus le CA qui m'a parfois conseillé quand je partais dans des délires et des choix qui se seraient révélés obscurs.
Et enfin ! Et j'en aurai fini des remerciements... Merci à Bernard Bourasseau pour son support logistique et la facture des tee-shirts ; et Tendance Roadster pour le don spontané ! Sans eux, s'il avait fallu louer un barnum, payer les tee-shirts et sans le don de TR, les comptes seraient en gros déficit...
Je n'oublie pas Matmata qui n'étant plus sur le forum (mais je sais qu'il me lit, là
) m'a bien aidé pour les roads-books gépéssifiés. Note : nous savons qu'il existe d'autres talents artistiques sur ce forum, Noël n'est pas seul !
Si vous avez envie d'exprimer votre talent, n'hésitez pas à contacter un membre du CA !
Voici donc les comptes concernant le rassemblement de Chinon.
- Capture d’écran 2015-05-28 à 15.59.40.png (60.21 Kio) Vu 8728 fois
Je tiens à préciser que le prix du repas du vendredi soir comprenait le repas, en effet, mais également l'apéro du vendredi soir + les nombreuses boissons (jus de fruits et bières), gobelets et cakes d'accueil que vous avez pu trouver à ma tente lors du retrait de votre enveloppe et tout au long du WE.
Concernant le rassemblement, je n'ai pas vu grand chose.
J'étais trop occupé à organiser et faire en sorte que tout se passe bien.
J'ai juste 2 bémols sur ce rassemblement :
- Je regrette que certains ne soient pas venus se présenter à moi, des personnes que je ne connais que de nom ou de pseudo et dont je suis incapable de mettre un visage dessus. Je ne sais d'ailleurs pas comment ils ont récupéré leurs enveloppes...
- Nous avons été 122 au plus fort du rassemblement, c'était trop pour une personne seule.
Futurs volontaires :
Pour les futurs volontaires, il est indispensable de vous faire aider pour organiser un rassemblement.
En effet, peu le savent mais une semaine avant le rassemblement j'ai eu un accident de moto et le soir même je n'étais plus sûr du tout de pouvoir assurer le rassemblement. Finalement plus de peur que de mal et si je n'en ai rien laissé apparaître, j'avais le genou en vrac et tout le côté droit également de toutes les couleurs de l'arc en ciel avec des boursoufflures importantes d'où des nuits difficiles et des journées tendues. (La 900 diversion est toute abimée...)
Il est donc indispensable d'avoir une personne avec soi qui soit capable de reprendre l'accueil (de 9h00 à plus de 21h00 pour les derniers arrivants), de gérer les roads-books, de connaitre les horaires de départs en balade, d'arrivée en raison des visites programmées, de gérer le repas du vendredi, l'AG, la distribution des cadeaux, etc.
D'un autre côté, gérer seul un rassemblement est aussi une facilité, car au moins il sera à votre image et vous ferez ce que vous voudrez sans en référer aux copains. J'étais parti sur cette idée, mais finalement c'est une erreur pour tout un tas de raisons telles que : accident comme dit plus haut, impossibilité familiale de dernière minute, grosse panne à 200 km du lieu, etc.
La préparation de ce rassemblement pour moi à commencé en octobre, lors d'une virée en Touraine, j'ai emmené Isa, Léon et papymad de passage à la maison visiter les lieux de campement, et de visite. Quelques balades aussi, sur des routes parfois un peu cabossées (le carénage de papymad s'en souvient encore
).Puis voir avec Noël (ou un autre) le dessin, lui donner les thèmes de la région, les couleurs (lie de vin pour Chinon), et ce qu'on aimerait voir apparaître sur le look en général.
Ensuite, penser au cadeau du rassemblement. On trouve des cadeaux pas cher du tout (cette année j'avais trouvé les porte-clés et badges personnalisables pour environ 3 euros /personne de mémoire).
- porte_clef.jpg (165.71 Kio) Vu 8728 fois
- roulez_toujours.jpg (170.03 Kio) Vu 8728 fois
A propos du badge, c'est Rabelais qui avait écrit "Beuvez toujours, ne mourrez jamais" ce que Noël a déformé en "Roulez toujours, ne mourrez jamais" !
Pendant ce temps, le CA se charge de trouver un cadeau et faire fabriquer la gourde pour cette année destinée à tous les adhérents de la RA.
Ensuite, j’avais envie de vous faire découvrir la région de Chinon et vous donner envie de revenir.
J’ai donc décidé de préparer un petit livret que vous avez eu :
- Capture d’écran 2015-05-28 à 16.55.52.png (322.6 Kio) Vu 8728 fois
Puis je me suis dit qu'il fallait que je trouve aussi autre chose d'un peu percutant aurait dit un marketeux.
Alors je me suis tournicoté le cerveau dans tous les sens et je vous ai créé l'échantillon du bonheur.
- Capture d’écran 2015-05-28 à 17.05.56.png (89.25 Kio) Vu 8728 fois
Et puis, comme il me restait du papier, je me suis dit que j'allais l'utiliser pour la RA.
J'ai donc fait quelques feuilles de bloc-note, il en reste des centaines à distribuer (voir avec Noël qui a le petit magasin).
- Capture d’écran 2015-05-28 à 17.07.47.png (96.37 Kio) Vu 8728 fois
Pendant ce temps, Noël faisait fabriquer les plaques rallye.
J'ai donc préparé 120 morceaux de ficelle d'un mètre chacun pour attacher les plaques rallye que vous avez trouvé dans votre enveloppe.
J'ai terminé mon jeu d'impression par des petits bons qui finalement n'ont pas servi,
et par les badges avec noms afin que chacun se reconnaisse.
- Capture d’écran 2015-05-28 à 17.19.21.png (163.19 Kio) Vu 8728 fois
Enfin, dans l'enveloppe, étaient imprimés 2 feuilles : une avec votre email et le choix du repas, et l'autre était une copie de votre inscription.
Puis il a fallu pour conclure apposer les étiquettes sur chaque enveloppe en s'assurant que le contenu correspondait à ce que le participant avait payé.
Pendant ce temps, une rencontre avec dédé la boulange, tester les fouées qu'il préparait afin de savoir si on pouvait lui faire confiance. Pari réussi !
Puis, aller à la cave de Panzoult et faire visiter à Isa, Léon et Papymad et voir avec eux s'ils pensaient que j'étais dans le droit chemin. Pari réussi !
Enfin, aller au musée de la Boule de Fort pour préparer le visite du groupe. Pari réussi !
Concernant le musée Maurice Dufresne, j'y étais déjà allé plusieurs fois et je n'ai pas jugé nécessaire d'y emmener mes acolytes.
Plus la date approchait, plus ça devenait tendu.
Les tee-shirts ne sont pas arrivés comme prévu, il m'a fallu faire 104 km pour les récupérer alors qu'ils devaient être livrés à la maison,
devant le nombre important d'inscriptions, les plaques rallye n'étaient pas suffisantes, mais le fournisseur n'avait plus de matière pour en créer d'autres...
Les gourdes m'ont pris une place pas possible pendant des semaines (2 gros cartons)
Et pendant ce temps là, il fallait avoir un oeil sur les comptes et ne pas dépasser le budget.
Puis dans les derniers jours, recontacter ou revisiter tous les "acteurs" de nos journées (musées, dédé la boulange) afin de bien être certain qu'ils n'avaient pas oublié.
Acheter le vin chez un viticulteur, ce fut une épreuve dure avec Jeep d'aller goûter ce vin !
Dernière épreuve, solliciter une dernière fois mon épouse pour reprendre les balades, courtes, certes, mais il fallait quand même vérifier une dernière fois qu'il n'y avait pas de couac de dernière minute.
Enfin, s'installer sur le campement 24 heures avant pour accueillir les premiers qui arriveront en avance... et démarrer le rassemblement, répondre à tout le monde, distribuer les enveloppes, répartir les tailles des tee-shirts (tout était arrivé en vrac), distribuer les gourdes aux membres de la RA, bien vérifier et ne pas faire d'erreur, conseiller les personnes perdues pour trouver à manger, vérifier que chacun a payé le camping, bref, ce n'est pas de tout repos !
Et durant 6 semaines, gérer les inscriptions (merci Isa) et tout concentrer sur un tableur sur Internet visible par nous deux, concentrer les informations, ceux qui visitent ceci, ceux qui seront à cela, bref... un mic-mac assez marrant, mais un peu stressant quand même...
